Mag je klantgegevens in ChatGPT invoeren?
Niet zomaar: controleer doel, gegevens, leverancier en afspraken voordat je klantinformatie in een AI-tool gebruikt.
01Het korte antwoord
Er is geen algemeen ja voor alle klantgegevens en alle ChatGPT-accounts. Wanneer gegevens tot een persoon te herleiden zijn, moet je vooraf beoordelen of de verwerking aan de AVG voldoet. Het doel, de noodzaak, het type gegevens en de voorwaarden van de gebruikte dienst maken verschil.
Een betaald of zakelijk account is geen automatische toestemming om een volledig klantdossier te uploaden. Laat twijfelgevallen beoordelen door de privacyverantwoordelijke of een deskundige.
02Begin met de taak, niet met het dossier
Wat moet de AI precies doen? Voor een algemene opzet van een antwoord zijn naam, adres, klantnummer en de volledige historie vaak niet nodig. Vraag om een structuur met invulvelden en vul persoonsgegevens later in het goedgekeurde werksysteem aan.
Gebruik zo min mogelijk gegevens: alleen wat echt nodig is voor deze taak. Minder invoer beperkt ook de gevolgen wanneer een verkeerde tool of verkeerde instelling wordt gebruikt.
Doe dit: Vraag eerst om een leeg antwoordmodel met invulvelden voor klantgegevens.
03Controleer deze vier punten
- 1.Doel en wettelijke basis: waarom heb je deze gegevens nodig en mag je ze hiervoor gebruiken?
- 2.Gegevens: zijn bijzondere, gevoelige of onnodige persoonsgegevens aanwezig?
- 3.Leverancier: welke afspraken gelden voor opslag, training, toegang en eventuele doorgifte?
- 4.Organisatie: is de tool voor deze taak goedgekeurd en wie controleert de uitkomst?
Doe dit: Kun je één punt niet beantwoorden? Gebruik dan nog geen echte klantgegevens.
04Namen vervangen is niet altijd anonimiseren
Een combinatie van functie, locatie, incidentdatum en omschrijving kan iemand nog herkenbaar maken. Ook met een andere naam blijven het persoonsgegevens als je kunt achterhalen over wie het gaat. Ga dus niet uit van veiligheid omdat alleen “Jan” door “klant A” is vervangen.
Voor een oefening kun je werken met een leeg sjabloon. Vermijd het overnemen van echte incidenten of klantdetails in oefenmateriaal.
Doe dit: Controleer of iemand nog herkenbaar is door de combinatie van details.
05Wat als informatie al verkeerd is gedeeld?
Stop verdere invoer en meld het intern volgens je incidentprocedure. Noteer welke dienst is gebruikt, welke informatie is gedeeld en wanneer. Laat beoordelen welke maatregelen en eventuele meldingen nodig zijn. Ga niet zelf uit van “geen datalek” omdat de chatbot niets terugzegt.
Ook met toegestane invoer blijft controle nodig. Een AI-antwoord kan gegevens verwisselen, ontbrekende feiten aanvullen of ongefundeerde toezeggingen doen. Laat een medewerker de definitieve tekst beoordelen.
Doe dit: Stop de invoer en meld direct intern welke informatie in welke tool is gedeeld.
Redactie Loodsr · Praktische kennis, geen juridisch advies of gegarandeerde besparing.